Contratar al primer empleado de tu despacho: lo que un abogado independiente debe revisar en México

Todo despacho de una sola persona llega al mismo punto: la carga supera lo que un par de manos puede sostener y aparece la primera contratación —un pasante, un administrativo, un asociado—. La paradoja es conocida: abogados que documentan impecablemente los asuntos de sus clientes improvisan la relación laboral de su propia oficina. Esta guía ordena lo esencial antes de firmar.

El contrato por escrito no es opcional

El artículo 24 de la Ley Federal del Trabajo dispone que las condiciones de trabajo deben hacerse constar por escrito cuando no existan contratos colectivos aplicables, en al menos dos ejemplares, de los cuales queda uno en poder de cada parte. La falta del escrito no priva al trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios prestados, y esa falta de formalidad se imputa al patrón (artículo 26). Sin el documento, el despacho además se queda sin el instrumento que fija las reglas que necesita hacer valer: horario, confidencialidad, período de prueba, funciones.

El artículo 25 detalla el contenido del escrito: datos del trabajador y del patrón; si la relación es para obra o tiempo determinado, por temporada, de capacitación inicial o por tiempo indeterminado y, en su caso, si está sujeta a periodo de prueba; el servicio o servicios que deban prestarse, determinados con la mayor precisión posible; el lugar o lugares de trabajo; la duración de la jornada; la forma y el monto del salario; el día y el lugar de pago; la indicación de que el trabajador será capacitado o adiestrado; y otras condiciones, como días de descanso y vacaciones, que convengan las partes. Revisar esa lista contra el formato que se usa es el primer ejercicio: lo que no está escrito no se pactó.

Define el puesto antes que a la persona

El error más frecuente en la primera contratación es contratar a alguien conocido y después inventarle funciones. El orden correcto es inverso: listar primero las tareas que el despacho necesita descargar —recepción de escritos, control de plazos, facturación, archivo, gestiones ante tribunales— y con esa lista redactar la descripción del puesto que irá al contrato. Esa descripción es la que permitirá exigir el cumplimiento y, llegado el caso, medirlo.

La confidencialidad merece párrafo propio: un empleado de despacho tendrá acceso a expedientes, estrategias y datos de clientes. El contrato debe prever la obligación de confidencialidad y su alcance, y la oficina debe limitar el acceso a la información a lo que cada puesto necesita.

Período de prueba: el límite de la ley

El artículo 39-A prevé que en las relaciones por tiempo indeterminado, o que excedan de ciento ochenta días, pueda establecerse un periodo a prueba que no exceda de treinta días, con el único fin de verificar que el trabajador cumple los requisitos y conocimientos necesarios para el trabajo. Puede extenderse hasta ciento ochenta días solo para puestos de dirección, gerenciales o de administración, o para labores técnicas o profesionales especializadas. Para que sirva de algo, conviene haber descrito el puesto y los criterios con que se evaluará.

Ordena el expediente laboral desde el primer día

Contratar crea obligaciones patronales que no dependen del tamaño del despacho. Cada una tiene su calendario y su forma de cálculo, y conviene revisarlas con asesoría laboral propia. El consejo práctico es montar desde el primer día una carpeta laboral con el contrato, los recibos de nómina firmados y los comprobantes de cumplimiento: si algún día hay un reclamo, esa carpeta es la defensa.

La estructura de costo real

El sueldo pactado es solo una parte del costo. Al calcular si el despacho puede pagar una plaza, suma las cargas sociales, las prestaciones de ley, el espacio, el equipo y el tiempo de supervisión que la nueva persona requerirá durante sus primeros meses. Una regla prudente de gestión: la plaza debe pagarse con trabajo que el titular del despacho liberará para facturar más o con tareas que hoy se dejan de hacer y que cuestan clientes o plazos. Si ninguna de las dos cosas es verdad, todavía no es momento.

Errores frecuentes en la primera contratación

Tres errores se repiten. El primero, la relación verbal con un amigo o familiar: cuando termina mal, termina en doble pleito, laboral y personal. El segundo, pagar por honorarios a quien en los hechos cumple horario, recibe instrucciones y trabaja en la oficina: la subordinación, no el nombre del documento, define la relación. El tercero, no fijar por escrito las reglas de uso de equipos, contraseñas y expedientes, que es donde aparecen los problemas graves de confidencialidad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contratar a un pasante sin contrato por escrito?

No es recomendable. Las condiciones deben documentarse. Y si en los hechos hay trabajo personal subordinado a cambio de un salario, la definición del artículo 20 apunta a una relación de trabajo, tenga o no el nombre de pasantía.

¿Qué pasa si no firmo contrato escrito con mi empleado?

Según el artículo 26, la falta del escrito no priva al trabajador de sus derechos y se imputa al patrón. Además, el artículo 21 presume la existencia del contrato y de la relación de trabajo entre quien presta un trabajo personal y quien lo recibe.

¿Cuánto puede durar el período de prueba?

Según el artículo 39-A, hasta treinta días, con la excepción de hasta ciento ochenta para puestos de dirección, gerenciales o de administración y labores técnicas o profesionales especializadas.

¿Puedo pagar por honorarios si la persona trabaja en mi oficina con horario fijo?

El artículo 20 define la relación de trabajo como la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona mediante el pago de un salario, cualquiera que sea el acto que le dé origen. Si hay subordinación, el nombre del documento no cambia esa definición.

Fuentes y límites

Guía editorial de Agente Lex elaborada con base en los artículos 20, 21, 24, 25, 26 y 39-A de la Ley Federal del Trabajo (texto vigente publicado por la Cámara de Diputados, diputados.gob.mx) y en la práctica de gestión de despachos. Cada caso debe revisarse con asesoría laboral propia. Información, no asesoramiento jurídico.