La carta de alcance que evita el conflicto: cómo fijar el encargo antes de empezar a trabajar

Pregunten a cualquier abogado con años de ejercicio de dónde salieron sus peores conflictos con clientes y la respuesta será casi siempre la misma: de un encargo que nunca se definió por escrito. El cliente entendió que el precio incluía la apelación; el abogado entendió que no. El cliente creía que el estudio gestionaría también la cobranza; el estudio solo había aceptado la demanda. La carta de alcance —o carta de encargo— existe para que esa conversación ocurre antes del trabajo y no después, cuando ya es un reclamo.

Qué es y para qué sirve

La carta de alcance es el documento con que el abogado confirma al cliente, por escrito, qué va a hacer, qué no va a hacer, cuánto va a costar y cómo se va a comunicar. No es un contrato complejo: en la mayoría de los encargos basta una carta de dos o tres páginas. Su valor no es formal sino probatorio y pedagógico: obliga al abogado a pensar el encargo completo antes de empezar, y le da al cliente un documento contra el cual revisar expectativas. El Código de Ética Profesional del Colegio de Abogados de Chile recoge, en su artículo 34, que el acuerdo de honorarios debe constar por escrito de manera clara y precisa.

Las seis secciones que no pueden faltar

Primera, el objeto exacto del encargo. No «asesoría en el asunto de la propiedad», sino «redacción y presentación de la demanda de reivindicación del inmueble descrito, su tramitación en primera instancia ante el Juzgado de Letras que corresponda y la ejecución de la sentencia firme». La precisión del objeto es la que después separa lo incluido de lo excluido.

Segunda, las exclusiones explícitas. Todo lo que el cliente podría razonablemente suponer incluido y no lo está: la apelación, los recursos de casación, la negociación extrajudicial, las gestiones ante otras autoridades, los gastos de terceros. Las exclusiones escritas valen más que las inclusiones, porque el cliente rara vez recuerda lo que se dijo que sí y siempre recuerda lo que supuso.

Tercera, los honorarios y la forma de pago. Monto o fórmula de cálculo, hitos de pago, tratamiento de los gastos —notificaciones, peritajes, copias— y qué ocurre si el encargo termina antes de tiempo. Si hay honorarios de resultado, la carta debe definir con precisión qué cuenta como resultado.

Cuarta, el equipo y la forma de trabajo. Quiénes trabajarán en el asunto, quién es el contacto responsable, en qué plazos se informa al cliente y por qué canal. Esta sección previene la queja más común de los clientes: «nunca supe en qué estaba mi caso».

Quinta, las responsabilidades del cliente. Entregar antecedentes completos y veraces, asistir a las comparecencias necesarias, aprobar o rechazar propuestas en plazos razonables, pagar en las fechas pactadas. Muchos conflictos se resuelven solos cuando el cliente ve por escrito que también tiene deberes.

Sexta, el término del encargo. Cuándo se da por cumplido el trabajo, cómo se comunica el cierre y qué pasa con la carpeta y los antecedentes al finalizar. El cierre escrito es tan importante como el inicio: es lo que permite cobrar el último hito sin discusión.

Los errores que más se repiten

El primero es usar una plantilla genérica sin adaptarla: una carta que no describe el asunto concreto no prueba nada. El segundo es dejar los honorarios «a conversar»: lo que no está escrito se interpreta después en contra del que debía escribirlo. El tercero es no actualizar la carta cuando el encargo crece: si el cliente pide en el camino la apelación que estaba excluida, ese nuevo trabajo merece su propio alcance por escrito, aunque sea un correo de confirmación. Y el cuarto es no pedir la aceptación expresa: la carta que el cliente acusa recibo —firma, correo de conformidad— vale; la que quedó en el silencio, mucho menos.

La carta como herramienta comercial

Hay una lectura comercial de la carta de alcance que muchos abogados pierden: un encargo bien delimitado es la base de la próxima venta. El cliente que recibe un alcance claro aprende qué hace el estudio y qué no; cuando surge el asunto vecino, sabe exactamente qué está contratando. La carta bien hecha no solo evita conflictos: ordena la relación y la hace crecer.

Preguntas frecuentes

¿La carta de alcance es obligatoria por ley?

El artículo 34 del Código de Ética Profesional del Colegio de Abogados de Chile dispone que, encargado un asunto, el abogado procurará acordar los honorarios a la brevedad posible y, una vez acordados, hacer constar el acuerdo por escrito de manera clara y precisa, dentro de un tiempo prudencial. La carta de alcance es una forma práctica de dejar ese acuerdo por escrito.

¿Sirve un correo electrónico como carta de encargo?

Sí, siempre que contenga los elementos esenciales —objeto, exclusiones, honorarios, plazos— y el cliente lo acepte expresamente. Un intercambio de correos bien redactado puede valer tanto como una carta formal; lo que no sirve es la conversación telefónica sin respaldo.

¿Qué pasa si el trabajo excede el alcance pactado?

Se pacta un alcance adicional por escrito. Trabajar fuera del alcance sin actualizarlo expone al abogado a no poder cobrar ese trabajo, y al cliente a recibir una cuenta que no esperaba: el escenario exacto que la carta buscaba evitar.

¿Conviene incluir una cláusula de confidencialidad?

La confidencialidad es un deber profesional permanente que no depende de la carta, pero incluirla refuerza la confianza del cliente y no cuesta nada. Lo mismo ocurre con la indicación de que el cliente puede terminar el encargo cuando quiera, pagando lo trabajado hasta ese momento.

Fuentes y límites

Guía de práctica elaborada sobre el Código de Ética Profesional del Colegio de Abogados de Chile (art. 34) y la práctica de la profesión. La carta de alcance no sustituye los contratos específicos que ciertos encargos requieren. Información, no asesoramiento jurídico.